costos y presupuestos

Costos y presupuestos

COSTOS

En economía el coste o costo es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un bien o servicio. Todo proceso de producción de un bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores productivos, el concepto de coste está íntimamente ligado al sacrificio incurrido para producir ese bien. Todo coste conlleva un componente de subjetividad que toda valoración supone.¹

Desde un punto de vista más amplio, en la economía del sector público, se habla de costes sociales para recoger aquellos consumos de factores (por ejemplo naturales o ambientales), que no son sufragados por los fabricantes de un bien y por tanto excluidos del cálculo de sus costes económicos, sino que por el contrario son pagados por toda una comunidad o por la sociedad en su conjunto. Un caso típico de coste social es el del deterioro de las aguas de un río derivado de la instalación de una fábrica de un determinado bien. Si no existe una legislación medioambiental que lo recoja, la empresa fabricante no tendrá en cuenta entre sus costes los daños ambientales provocados por el desarrollo de su actividad y los perjuicios derivados de la disminución de la calidad del agua sería soportado por todos los habitantes de la zona, se habla en estos casos de externalidades negativas a la producción.²

Clasificación de los costos

Existen diversos criteros de clasifiación de los costes entre ellos la naturaleza de los mismos, la imputación a los factores productivos, etc.

Según su naturaleza

·         materias primas y otros aprovisionamientos

·         servicios exteriores

·         mano de obra

·         amortizaciones, que es el coste derivado de emplear activo fijo en la producción.

·         financieros, derivados del uso de recursos financieros externos.

·         costes de oportunidad, que son aquellos costes en que incurren por no haber atendido a una inversión alternativa disponibles o también el valor de la mejor opción no realizada

Según la imputación de los factores a los productos

Según la imputación de los factores a los productos que son objeto de fabricación se puede distinguir entre costes directos y costes indirectos.

·         Costes directos. Los costes directos se caracterizan por su cálculo se puede asignar de forma cierta a un producto. A título de ejemplo en la fabricación de un periódico el coste de papel consumido es un coste directo, porque se puede saber con exactitud la cantidad de papel necesaria para confeccionar un periódico, mientras que el coste relativo a la limpieza de la nave de fabricación es un coste indirecto en la producción de un bien.

·         Costes Indirectos. Los costes indirectos se afectan globalmente y como no pueden ser asignados directamente a un producto, deben ser previamente distribuidos a través del denominado cuadro de reparto primario de costes.

Distribución

Se considera que los costes son cedidos a las distintas secciones o departamentos de la empresa, como por ejemplo, departamento de compras, departamento de Ventas, departamento de producción, etc. Cuando no se sabe exactamente a que departamento imputar un determinado coste, se imputará por defecto al departamento de administración, que cederá posteriormente todo el montante de coste al resto de los departamentos en el denominado Cuadro de Reparto Secundario, siguiendo algún tipo de criterio razonable.

Una vez completado el Cuadro de Reparto Primario, cuadro en el que no puede reflejarse ningún Coste Directo, las distintas secciones o departamentos de la empresa se reparten su coste entre ellas a través de algún criterio de reparto razonable. Este reparto de costes se hace en el Cuadro de Reparto Secundario. Sólo quedarán con coste en esta etapa el Dpto. de Producción y el departamento de ventas, por norma general, que finalmente repartirán sus costes al producto final terminado o semiterminado en función del consumo que el mismo haga de manera individual de cada departamento.

fijos y variable

Según la variación de los costes en función del nivel de actividad de una empresa se distingue entre costos variables y costos fijos:

·         Costo variable, como su nombre indica recoge aquellos costes que varían al mismo ritmo que la producción, como ejemplo diríamos que el coste derivado del consumo de agua en una fábrica de refrescos es un coste claramente de carácter variable. Es relevante señalar que la clasificación de variable corresponde al costo total, esto es, que en la medida que cambie el elemento que lo hace variar en su totalidad variará proporcionalmente, sin embargo en términos unitarios en un escenario de economía perfecta y precios constantes, un costo que aparece como variable a nivel total tiene un comportamiento fijo a nivel unitario. A modo de ejemplo si una persona compra un ticket para ir a un concierto el costo total corresponderá a 1 persona multiplicado por el costo de la entrada al evento, si agregas personas el costo total de asistir al evento variará proporcionalmente (supuesto no hay economías de escala), sin embargo al calcular el costo unitario (costo total dividido por asistentes) el costo unitario, tendrá directamente un comportamiento fijo, a ello se refieren los autores al decir que "Los costos variables totales tienen un comportamiento fijo a nivel unitario e inversamente ocurre para los costos que son fijos a niveles totales".

·         Ejemplos de Costos variables:

El consumo de combustible empleado en un vehículo. La depreciación de una maquinaria calculada en función de las horas de funcionamiento. Las comisiones de ventas pagadas a un vendedor. El alquiler de una dependencia en un centro comercial que tiene un pago en función de las ventas que este realice.

Todos los ejemplos antes mencionados tienen en común que "hay algo que los hace variar", en el caso del consumo del combustible varía en función de los kilometros recorridos, la depeciación en función de las horas empleadas, las comisiones en función de las ventas realizadas al igual que el alquiler de la dependencia en el centro comercial.

·         Costo fijo, estos costes son soportados por las empresas de manera independiente a la cantidad producida, en consecuencia el coste no aumenta cuando sube la cantidad producida, ni baja cuando lo hace la cantidad producida e incluso en el caso extremo hay que soportarlos aun cuando la cantidad producida sea nula. En la realidad los costes solo se comportan como fijos a corto plazo, pues a largo todos tienen carácter variable. En este sentido el coste de alquiler de un local contratado por un año, será un coste fijo durante ese tiempo que deberá ser pagado independiente de la cantidad fabricada o vendida de un bien.

·         Ejemplos de Costos Fijos:

La depreciación de un vehículo calculada en función de los años de vida útil. Cuota mensual por seguro de incendio Sueldo base de un vendedor de productos. Alquiler de un centro comercial sin componentes variables. En todos los ejemplos anteriores el costo permanece independiente de que haya o exista un nivel de actividad, es decir si la empresa cierra por vacaciones igualmente deberá asumir estos costos.

Presupuesto

Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.¹ Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.² El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecerprioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit(que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de unsistema total de administración.

Funciones de los presupuestos

Las siguientes tres funciones son las más importantes cuando hablamos en términos generales:

·         La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

·         El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

·         Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.

·         Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

·         Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

·         Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los Objetivos Estratégicos .

·         Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

·         Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

·         Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

·         Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

El presupuesto es una herramienta, para la planificación de las actividades, o de una acción o de un conjunto de acciones, reflejadas en cantidades monetarias. Y que determinan de manera anticipada las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinad

Usos del presupuesto

El presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la organización y ayudar en gran medida para la toma de decisiones.

Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal"

El proceso presupuestario en las organizaciones

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

·         Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos.

·         Elaboración de planes, programas y presupuestos.

·         Negociación de los presupuestos.

·         Coordinación de los presupuestos.

·         Aprobación de los presupuestos.

·         Seguimiento y actualización de los presupuestos.

Presupuesto de ventas

Es la predicción de las ventas de la empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura.

·         Investigación de motivación

Se han elaborado técnicas especiales de investigación de mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del cliente. Este enfoque depende en gran parte de las ciencias del comportamiento, particularmente de la psicología, sociología y antropología. Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes.

Observaciones

La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más confiables, por ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

·         Producción.

·         Compras.

·         Gastos de ventas.

·         Gastos administrativos.

El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.

Presupuesto de producción

Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.